Daniela Straube und Kirsten Gryt
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO
Hebammenpraxis Herzenswerk PartG
Westfalendamm 77, 44141 Dortmund
Verantwortliche: Daniela Straube und Kirsten Gryt
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### 1. Patientenbetreuung / Dokumentation
Zweck der Verarbeitung:
Durchführung der hebammenhilflichen Betreuung, Dokumentation von Befunden und Betreuungsverläufen
Kategorien betroffener Personen:
Schwangere, Wöchnerinnen, Neugeborene
Datenkategorien:
- Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
- Gesundheitsdaten (Befunde, Anamnese, Verlauf)
- Betreuungsdokumentation
Empfänger der Daten:
- keine routinemäßige Weitergabe
- ggf. Ärzt:innen / Kliniken bei medizinischer Notwendigkeit
- Praxisinterne Kolleginnen im Vertretungsfall
Systeme:
- Hebamio
- ggf. KI-gestützte Dokumentationssysteme (unterstützend)
Löschfristen:
10 Jahre (30 Jahre bei Hausgeburten)
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### 2. Abrechnung
Zweck der Verarbeitung:
Abrechnung von Leistungen gegenüber Krankenkassen und Versicherten
Kategorien betroffener Personen:
Betreute Frauen, Neugeborene
Datenkategorien:
- Stammdaten
- Leistungsdaten
- Abrechnungsdaten
Empfänger der Daten:
- Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener GmbH
- Krankenkassen
Systeme:
- Abrechnungssoftware / externe Dienstleister
Löschfristen:
10 Jahre gemäß steuer- und berufsrechtlicher Vorgaben
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### 3. Terminorganisation / Kommunikation
Zweck der Verarbeitung:
Organisation von Terminen und Kommunikation mit betreuten Familien
Kategorien betroffener Personen:
Schwangere, Wöchnerinnen
Datenkategorien:
- Name
- Kontaktdaten
- Termininformationen
Empfänger der Daten:
- keine Weitergabe an Dritte
Systeme:
- Telefon
- E-Mail
- ggf. Threema
Löschfristen:
nach Abschluss der Betreuung bzw. im Rahmen der Dokumentationspflicht
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### 4. Qualitätsmanagement / interne Auswertung
Zweck der Verarbeitung:
Sicherung und Weiterentwicklung der Versorgungsqualität
Kategorien betroffener Personen:
Betreute Frauen (anonymisiert oder pseudonymisiert)
Datenkategorien:
- Feedback
- Auswertungen
- statistische Daten
Empfänger der Daten:
- keine Weitergabe an Dritte
Besonderheit:
Verarbeitung möglichst anonymisiert oder pseudonymisiert
Löschfristen:
nach Zweckerfüllung
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### 5. Nutzung digitaler und KI-gestützter Systeme
Zweck der Verarbeitung:
Unterstützung der Dokumentation und Strukturierung von Inhalten
Kategorien betroffener Personen:
Schwangere, Wöchnerinnen, Neugeborene
Datenkategorien:
- Gesprächsinhalte
- Dokumentationsdaten
- Gesundheitsdaten
Empfänger der Daten:
- Anbieter der eingesetzten Systeme (im Rahmen der Auftragsverarbeitung)
Besonderheit:
- Nutzung ausschließlich unterstützend
- keine automatisierte Entscheidungsfindung
- fachliche Prüfung durch Hebamme erfolgt immer
Löschfristen:
entsprechend der Dokumentationspflicht
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### Technische und organisatorische Maßnahmen (Kurzüberblick)
- Zugriff nur für berechtigte Personen
- Passwortgeschützte Systeme
- Verschlüsselte Datenübertragung
- Regelmäßige Datensicherung
- Vertrauliche Aufbewahrung von Unterlagen
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### Hinweis
Dieses Verzeichnis wird regelmäßig überprüft und bei Änderungen der eingesetzten Systeme oder Prozesse angepasst.
Stand 03/25